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更新日期：2011/9/27

在美國，由於便捷，公司之間都會依賴電子郵件來交流。儘管在大型工作場所，電子郵件的數量可以達到上百萬，但是聯邦法律在處理訴訟時，認為電子郵件和其他的文件沒有什麼區別。

這就意味著，員工因受到歧視或報復而控告雇主時，可能要求雇主把所有與控訴相關的電子郵件傳送給她。這樣，雇主就要為這些記錄承擔責任。也就是說，由於沒有妥善地保留未決的或與未來訴訟有關的電子郵件信息，雇主可能要承擔法律責任。

電子郵件保留規定
一旦雇員刪除了一份郵件，這份郵件通常會在這位雇員的電腦或備份檔案中保留一段時間。雇主會專門制定郵件保留規定，決定備份檔案和電子郵件的保留時間。面對潛在的勞工官司，雇主不能像往常一樣遵守郵件保留規定。相反，他們必須採取果斷的措施保留相關信息。

最近，聯邦法院嚴厲地的懲罰了一名雇主。他的員工以受到歧視起訴他，而這位老闆卻沒有保留相關的電子郵件。儘管辯護律師要求保留所有的與未決的訴訟相關的電子郵件，雇員還是刪除了重要的郵件信息。雖然郵件仍然在備份檔案中，但雇主沒有回收備份檔案，並且刪除了儲存信息。

聯邦法院認為雇主是有意刪除電子信息。那些信息應該義不容辭地被保存。於是，法院認為雇主銷毀證據，必須承擔責任。對於未決的或預知的官司，這樣做使另一當事人失去了重要的證據。因為發現雇主銷毀證據，法院通知陪審團，可以推斷出被刪除的信息肯定是對雇主不利的。再者，在其他的郵件被刪除後，雇主被強制支付因作證而被開除員工的薪金，但是，由於位址出錯，兩年以後員工才收到這筆錢。單獨來說，失業是與這些員工的行為密切相關的。

最近，一家煙草公司在收到法院下達保存所有的相關的電子郵件的指令後，仍刪除與訴訟相關的電子郵價而遭受到$2,750,000,000的罰金。電子郵件的刪除是雇員依照公司一直以來的自動刪除規定進行的。法院認為這家公司應當採取果斷的措施來保留證據。

訴訟發生時，老闆特有的責任
在歧視行為的處理上，法院主張，可能會被捲入官司的雇主有以下的責任：
• 延遲他們常規文件的保留或銷毀的時間，並把它們專門放在一個"訴訟存檔"的文件中。用來保留備份檔案和郵件。
• 與辯護律師交涉時，確保相關電子郵件信息保留下來。
• 要求所有的員工有一份相關電子郵件影本。


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